【オフィス増床】パターン別のメリット・デメリットと注意点を解説

オフィスの増床を考えているものの、いつ実行すればよいのか、どのような方法が最適なのか、とお悩みの方もいるのではないでしょうか。オフィスを増床する理由は企業の課題によってさまざまで、適した増床方法もそれぞれに異なります。

増床する方法ごとにメリット・デメリットがあるので、事前に把握したうえで計画するとよいしょう。

この記事では、オフィスを増床する際のメリットとデメリットをパターン別に解説しています。増床時の注意点についてもまとめているので、あわせてご覧ください。

オフィスを増床する理由

事業者がオフィスの増床を検討する背景にはさまざまな理由がありますが、主に以下のようなケースが考えられます。

• 従業員数の増加
• 新プロジェクトや部門の設立
• 作業環境の改善
• 設備や技術の導入
• ブランドイメージの向上

また、最近では新型コロナウイルス感染症が第5類に指定されたことを受けて、リモートワークからオフィス出社を推奨するケースも増えています。そのため、リモートワークを理由に縮小化したオフィスを増床するケースも目立っています。

オフィスの増床パターンとメリット・デメリット

オフィスを増床する場合には、同じ建物内に増床する方法や、既存のオフィスとは別の場所に増床するパターンなどがあります。それぞれにメリットとデメリットがあるので、自社に適した増床方法を検討しましょう。

内部増床

内部増床とは、同じ建物内でオフィスを増床することを指します。大規模な工事や建築許可を得る必要がなく、コストを抑えられるメリットがあるほか、引っ越し作業で従業員に負担をかけることもありません。

賃貸の場合でも、新たに審査を受ける手間が発生しないことがほとんどなので、スピーディーに増床プロジェクトが進められるでしょう。

ただし、建物内に空きスペースがなければ増床できないほか、フロアが異なるなどの理由から利便性が失われる可能性もあるので注意が必要です。

分室増床

分室増床とは、現在のオフィスを維持しながら追加で新しくオフィスを借りることを意味します。新しいプロジェクトや部門のために増床する場合、場所を変えてオフィスを設置する方が効果的なケースがあります。

また、別に新たなオフィスを構えることで、現オフィスの機能を維持することができるため業務に支障が出ないのもメリットです。全く新しい環境を作ることで従業員に刺激を与え、従業員のモチベーション向上も期待できるでしょう。

デメリットとしては、新たにオフィスとなる場所を探す、入居審査のための事務作業が必要になるといった手間が挙げられます。内部増床に比べてコストが大きくなる点や、オフィス同士に距離が生まれることで、コミュニケーションが困難になる可能性も考慮してください。

移転増床

移転増床とは、現在のオフィスを解約して床面積がさらに広いオフィスを新たに契約することです。内部増床のように建物内のスペースに左右されることがなく、場所や広さを自由に選べることがメリットです。

新しく大きなオフィスに移ることで従業員のモチベーションを上げるほか、外部に対して業績の好調さをアピールすることも可能になるでしょう。最初から作業効率や動線などを考慮してレイアウトできるので、業務の効率化を図る目的でも有効です。

ただし、オフィスをまるごと移転するため、機器の設置や接続といった手間がかかり、業務の再開までに時間がかかる可能性があります。移転準備中に業務上のトラブルに対応できないといった問題も考えられるため、移転の際はしっかりとスケジューㇽを組む必要があるでしょう。

また、勤務地が変わることで負担が増える従業員には配慮が必要になります。

増築・建て替え

オフィスビルの増築や建て替えには、業務やニーズに応じて自由なレイアウトができるメリットがあります。綺麗なオフィスで働きたいと考える人は少なくないため、建物を新しくすれば、採用面においても良いアピールポイントとなり、応募数を増加できる可能性があるでしょう。

従業員にとっては勤務地が変わらないので移転する必要もなく、通勤・退勤に関する不満も出てこないでしょう。

ただし、建て替える場合には仮オフィスが必要になるなど、建築費の他にも費用がかかり、膨大なコストが発生する点には注意が必要です。自社の経済状況や今後の見通しなどから、慎重にタイミングを検討しましょう。

オフィス増床時の注意点

オフィスを増床する際には、必要性や目的を見極め、自社に適した方法を選択する必要があります。以下、増床を検討するときに意識したいポイントや注意点を解説します。

現状のオフィススペースの評価

まず、現在のオフィススペースの使用状況を正確に把握し、現状での課題や問題点を明らかにすることが大切です。課題が不明瞭だと目的が正しく設定できず、増床に必要な床面積の把握や効果的なレイアウトが困難になってしまいます。

また、目的があやふやなまま増床を実行してしまうと、コストに見合っていなかったり、課題の解決に繋がらないといった事態になりかねません。オフィスの現状を正確に把握、評価することは増床の目的を明確にするために重要であるといえます。

従業員のニーズを把握

オフィスの増床は、従業員のモチベーション向上につながるため、従業員のニーズや業務の進め方などを把握して、増床の参考にすることが大切です。個別スペースやミーティングルーム、休憩エリアなど、必要なスペースをバランスよく配置してください。

作業効率を高めることはもちろん、居心地の良さを向上させることで従業員の満足度を上げる効果も期待できます。オフィスのレイアウトによって従業員の交流が活発になれば、社内の雰囲気が良くなり、会社に愛着を持ちやすくなるでしょう。

法規制や安全基準の遵守

オフィスを増床する際は、建物の建築基準に違反しないか、非常口や避難経路の確保のような安全対策を講じているかなどを確認する必要があります。建物の建築基準や設備に関する規定を守らないと、法的なトラブルに発展することがあるので注意してください。

このほか、労働安全衛生法も確認しておきましょう。従業員の増加によって増床する場合は、従業員ひとり当たりの面積が適切か、必要な通路幅が確保できるレイアウトかといったことにも目を向ける必要があります。

予算の設定と管理

やみくもな増床は財務状況に悪影響を与える可能性があるため、増床にあたっては予算の設定と管理が重要になります。増築や建て替えをした場合、固定資産税や維持コストなど、固定費の負担が増える点も予算設定で考慮したいポイントです。

設計や建設、設備の購入、法的手続きにかかる費用などを正確に見積もることで予算オーバーのリスクが軽減できます。プロジェクトの進行中は予算の消費状況をモニタリングし、問題があれば迅速に対処できるようにしておきましょう。

コスト管理ツールなどを活用して適切に管理し、予算内で完了できれば投資対効果を最大化できます。

社内コミュニケーション活性化の工夫

増床によってオフィスが広くなると部門やチームの間に物理的な距離が生じるため、コミュニケーションが困難になるケースがあります。円滑なコミュニケーションは、チームやプロジェクトにとって重要なので、レイアウトの工夫やツールを活用するなどして対策することが大切です。

共有スペースの設置やチャットツールの導入などを検討し、社内のコミュニケーションが希薄にならない工夫をしましょう。

予算やニーズに合わせて効果的な増床を検討

増床には、内部増床、分室増床、移転増床、増築・建て替えなどの方法があるため、自社の課題を理解し、適切な方法を選択することが大切です。また、増築や建て替えの場合は、ほかの方法に比べてコストが高くなる、固定資産税が増えるといった点にも注意しなければなりません。

近年では、これらのコストを抑えるためにトレーラーハウスを活用するケースが増えています。購入費用や税金といったコストが低く抑えられるほか、車体扱いになるため建ぺい率に関係なく敷地に設置できるのがメリットです。

ほとんどの場合、市街化調整区域にも設置できますが、自治体によっては許可されないケースもあるため、まずは専門業者に相談しましょう。